Focus formation – Comment apprendre à animer un collectif

Par le Campus et l’équipe DCV

Dans la série, « Focus Formation » nous avons le plaisir de partager avec vous une présentation détaillée en format interviews croisées avec à la fois les concepteurs de la formation et un apprenant.

Expérimentations et intelligence collective sont au menu d’une nouvelle formation à l’animation de communautés. Elle vous est proposée par le Campus Groupe AFD et sera ouverte dès juillet 2024 à toutes et tous. Evelyne, Domitille et Sara nous présentent cette initiative.

Pendant trois jours, cette formation propose des techniques aux porteurs de communautés ou de projets à gouvernance complexe sur la manière d’animer une dynamique collective ainsi qu’une palette d’outils pour mobiliser l’intelligence collective. La prochaine session sera ouverte à un public mixte composé d’agents et de partenaires de l’AFD.

Evelyne, tu as participé à la première session, as-tu déjà pu mettre en pratique ce que tu y as appris ?  

Evelyne Chamaille, chargée de mission contrôle des versements au sein de la direction des risques : Lors de notre séminaire en début d’année, notre directrice  souhaitait impulser une dynamique de participation collective pour la rédaction de notre feuille de route 2024. 

C’était l’opportunité parfaite pour mettre en œuvre les pratiques d’intelligence collective expérimentées au CAMPUS et monter une mini formation à l’échelle de la direction. Nous avons banni le format présentation PowerPoint qui met les participants en situation de passivité. Et surtout, nous avons préparé un programme d’ateliers testés en formation, qui favorise la contribution de tous et qui permet de partager des temps à la fois ludiques et créatifs.

Nous avons entre autres expérimenté le World Café* et  une session de Co-Dev*, formats qui mobilisent par petits groupes les collègues  et les incitent à adopter une posture de consultant vis-à-vis de la problématique d’un tiers et l’aider à la résoudre. Pour la touche créative, nous avons réalisé un blason de la direction des Risques avec les atouts et les valeurs de notre service. L’équipe a plébiscité ce format et la dynamique amorcée lors du séminaire se poursuit encore aujourd’hui.

Quels sont tes conseils pour mettre en place ce type d’activité ?

Domitille de Buttet, cheffe de projet Animation de communautés au Campus groupe AFD :  Avant de se réunir en séminaire ou en réunion d’équipe, la définition des intentions est indispensable afin que les outils et les activités qui en découlent soient alignés avec les objectifs préalablement fixés. Il est important par ailleurs pour nous de rappeler que la création d’une communauté ne doit pas être un objectif en soi mais un moyen pour atteindre un objectif (idéalement) collectivement défini.

Evelyne : Dès le début nous avons listé les règles et les attentes que nous souhaitions partager pendant le séminaire. Par exemple, nous avons été plusieurs à demander des temps individuels entre les activités collectives et la déconnexion des affaires courantes pour nous concentrer sur les ateliers. Grâce à la formation, nous avions des consignes et des objectifs clairs et c’était important pour nous car cela permet de donner un cap.

Comment le Campus accompagne-t-il les communautés post formation ?

Sara Crocco, cheffe de projet Animation de communautés au Campus groupe AFD : En fonction des ressources et des objectifs (raison d’être et mission) que la communauté s’est fixé, nous accompagnons les collègues dans la mise en place de rituels et d’activités afin que les membres se retrouvent, se forment, participent à des webinaires et puissent valoriser leurs actions aussi bien individuelles que collectives. Par exemple, pour le MODEV (NB : la formation historique du Campus depuis 1963) nous proposons le « Back To Modev », qui dure quatre jours à Marseille, pour aider les ambassadeurs de la communauté à renforcer les dynamiques d’intelligence collective.

Comment entretenir la dynamique à long terme ?

Evelyne : Nous avons fait des réunions ciblées sur chacun de nos chantiers et nous venons de créer notre communauté interne risque sur notre espace de partage LaRuche. Cet espace nous permet de suivre nos différentes actions grâce au management visuel sur post-it. Nous l’affichons en réunion d’équipe pour avoir un point de situation synthétique sur nos chantiers ! C’est très précieux en termes de mobilisation interne.

*World Café : le World Café vise à analyser les différentes  facettes  d’un  sujet. Les participants sont  rassemblés  en  groupes  de  4  personnes autour de tables. Sur chacune d’elles est présentée une facette d’un sujet. Les participants doivent alors traduire leurs réflexions de groupe sous forme de dessins ou d’idées. Toutes les 20 à 30 minutes, les participants changent de table en prenant soin de laisser leurs réflexions sur place.

*Co-dev : Le co développement est une approche de formation innovante qui réunit un groupe de personnes rencontrant les mêmes problématiques professionnelles. Ce format utilise l’intelligence collective pour trouver des solutions à des problèmes communs grâce à l’écoute et aux témoignages de chacun des participants.